Table des matières

1   Principes directeurs   

L'adoption par l'Assemblée nationale des lois sur les archives, et sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, de même que les coûts élevés de traitement de la ressource documentaire entraînent pour l'École la nécessité d'établir une gestion rigoureuse de ses documents administratifs,

A cette fin, la section des archives a été crée et placée sous la juridiction du secrétaire de la direction et adjoint au directeur de l'École. Sa mission principale consiste à élaborer et à mettre en oeuvre les mécanisme de gestion des documents administratifs.

La gestion des documents administratifs repose d'abord sur le Calendrier de conservation des documents qui définit les périodes pendant lesquelles ces documents sont conservés.

Tous les documents inactifs, c'est-à-dire ceux qui n'ont plus aucune utilité courante pour l'unité sont versés à la Section des archives qui en devient le propriétaire. Ces documents sont conservés ou détruits selon les règles déjà établies en annexe 1.

Les documents semi-actifs, c'est-à-dire ceux qui ne sont plus consultés qu'occasionnellement, sont déposés à la Section des archives. Ces documents demeurent la propriété de l'unité et peuvent être rappelés en tout temps.

Les documents actifs sont conservés dans l'unité. Pour classer ces documents, l'École a adopté le Guide de classification uniforme dont on retrouve les grandes lignes en annexe 2. Les unités sont fortement encouragées à utiliser ce guide pour la classification de leurs documents.

La Section des archives est appuyée d'un Comité de la gestion des documents administratifs et des archives formé du secrétaire de la direction et adjoint au directeur de l'École, du bibliothécaire-archiviste, du directeur de la bibliothèque, d'un représentant des directions fonctionnelles et d'un représentant des unités d'enseignement et de recherche.

Adopté par le Comité exécutif

Séance du: 18 août 1987 Dél.: 3207

1. Ils permettent d'expliquer le fonctionnement administratif de l'École et de ses unités; ils ont un lien avec sa création, son évolution, sa structure et ses mandats; ils font état de ses principales responsabilités, et sont révélateurs de ses programmes et de ses activités;
   
   
2. Ils apportent des éclaircissements sur les relations de l'École avec sa clientèle, ses partenaires et son milieu ambiant;
   
   
3. Ils permettent de connaître la position de l'École sur des sujets touchant un domaine de sa compétence;
   
   
4. Ils contiennent des informations relatives à l'École bien qu'ils aient été produits par des organismes externes;
   
   
5. Ils se rapportent à des personnes ayant oeuvré de façon significative à l'École; ils permettent de connaître l'implication de certaines de ces personnes dans des domaines reliés ou non aux domaines de compétence de l'École mais dont la contribution avait été demandée parce qu'elles étaient membres de son personnel.

1. le sujet constitue le principe directeur de classification (et non la provenance);
   
   
2. la classification s'effectue selon un raisonnement allant du général au particulier: on utilisera cependant les divisions uniquement lorsque la quantité de documents ou encore leur utilisation le justifiera;